Kader en uitvoering

In artikel 213 van de gemeentewet staat dat de accountant jaarlijks een verklaring moet afgeven over de mate waarin gemeenten getrouw en  rechtmatig handelen. De verklaring beperkt zich tot financiële rechtmatigheid en dekt niet al het rechtmatig (juridisch) handelen. De gemeente heeft artikel 213 vertaald naar de financiële verordening, waarin is aangeven dat  het college zorgt voor interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen.  

In Breda zijn de proceseigenaren (directeuren, afdelingshoofden en ketenmanagers)  verantwoordelijk voor  het rechtmatig handelen binnen het proces . Hiervoor dienen zij binnen het proces voldoende beheersmaatregelen op te nemen om getrouw- en rechtmatigheids risico’s  te voorkomen. Om opzet, bestaan en werking  te toetsen,  worden er  financial audits uitgevoerd  op basis van interne auditplan. Dit interne auditplan wordt  jaarlijks geactualiseerd aan de hand van een risicoanalyse op financieel omvangrijke processen. De kaders voor deze analyse staan in het auditplan en nota risicomanagementbereidheid. De financiële afwijkingen, risico’s en verbeterpunten die voortkomen uit de financial audits worden gerapporteerd en  besproken met de proceseigenaar. De belangrijkste aandachtspunten worden periodiek gerapporteerd aan directeuren, college en audit-comité van de raad.
De financial audits worden uitgevoerd op basis van geldende in- en externe wet- en regelgeving. De regelgeving, die relevant is voor de Breda, staat in het normenkader, wat jaarlijks geactualiseerd wordt en door de Raad wordt vastgesteld. Dit kader wordt door de accountant gehanteerd voor het inrichten van hun controle en het rapporteren aan de raad. Daarbij maakt de accountant gebruik van de bevindingen uit de financial audits, die de gemeente zelf uitvoert.
In 2018 worden  o.a. de volgende financial audits uitgevoerd :

• Inkoop en aanbesteding;
• Personele lasten/ toepassing wet normering topinkomens;
• Verstrekte subsidies;
• Single Information Single Audit (SISA) / Inkomende subsidies;
• Verstrekte uitkeringen participatie;
• Belasting  waardering, heffing en inning ( OZB, Afvalstoffenheffing en Rioolrecht);
• Grondexploitaties;
• Treasury;
• Algemene uitkering Rijk;
• Bestedingen WMO (WMO= Wet Maatschappelijke Ondersteuning);
• Bestedingen Jeugdzorg;
• Leges opbrengst (publieksservice,  wabo );
• Overige opbrengsten  ( verhuur panden , parkeren).  

Relatie met controleprotocol

In het controleprotocol staat wat de accountant, in opdracht van de raad, doet om een oordeel te vormen over getrouwheid en rechtmatigheid. Dit controleprotocol wordt meerjarig vastgesteld en is in 2017 geactualiseerd. Uitgangspunt voor de accountant  zijn de goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties, die de raad in het controleprotocol vaststelt.
Voor 2018 hanteren we de volgende controletoleranties:

• Voorwaardencriterium: voldoen aan wet- en regelgeving
• Begrotingscriterium: voldoen aan wet- en regelgeving
• Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: voldoen aan wet- en regelgeving.

In het controleprotocol zijn ook de rapporteringstoleranties van belang. Uitgangspunt is dat de accountant  alleen de  fouten en onzekerheden opneemt in haar rapportage, die de rapportagetoleranties overschrijden. De accountant  kan echter altijd naar eigen inzicht  belangrijke bevindingen opnemen.
In de jaarrekening worden de geconstateerde externe- en interne onrechtmatigheden toegelicht.  Onrechtmatigheden die zijn ontstaan als het gevolg van het niet navolgen van  interne regelgeving ( opgenomen in normenkader), kunnen verschoond worden door middel van een verschoningsbesluit van de Raad. Deze afwijkingen worden desgevolg niet meegenomen in het oordeel van de accountant.
Bij de behandeling van de jaarrekening   kan de raad vaststellen of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig zijn. Uitgangspunt is dat er geen begrotingsoverschrijdingen plaatsvinden. Verwachte overschrijdingen gaan zo veel mogelijk tussentijds naar de raad via een wijziging van de begroting, om onrechtmatigheden te voorkomen. Indien er desondanks overschrijdingen zijn, kunnen deze middels een verschoningsbesluit worden verschoond.